企业内部的OA协作系统由来已久,它们可以帮助企业实现流程审批、即时沟通、文档管理、内部论坛、任务管理等等功能。随着企业级SaaS服务的发展,现在即使是对于只有十几位员工的小微企业来说,用上成熟的OA办公系统也不再是难事(在过去需要线下部署的时代,这无异于是天方夜谭)。除此之外,这些新型系统在易用性、界面美观度上也有明显进步。

销售与客户服务是OA办公系统的典型应用场景之一。企业服务汇从客户管理、投标管理、销售漏斗模型搭建这几个核心模块出发,为您详细介绍主流的OA系统都是如何针对企业的销售场景给出解决方案的。

 

➤  OA解决方案内容

(一)客户管理

精细化的客户管理是进行销售管理的第一步,没有清晰合理的客户数据库和人员安排,就无法保证销售过程中客户的转化和留存率。

当销售团队规模达到一定量级的时候,OA系统可以帮助企业的销售部门建立多个任务分组来区分和管理每位销售员的项目。举例来说,可以为每个城市的销售团队分别建立了项目,而在每个项目中,可以按销售人员的名字来设定任务分组。

另外,在销售过程中,oa系统还支持用标签来标记客户。这些标签不仅可以帮助销售部门精准筛选对应区域的客户,同时也可以用来标记一些重要客户,并添加重要的备注与说明,为后续跟进的工作提供很多便利。

(二)投标管理

一般来说,应标工作分为四步:获取标书、标书制作、交标、投标。OA系统可以帮助销售部门在组织应标、任务分工、信息沟通、审核等工作环节让整个应标团队的工作秩序保持稳定的节奏,可以让团队把更多精力放在标书的内容质量上。在投标管理上,又可以分为标书制作和标书评审两部分:

标书制作:制作标书是应标过程中最复杂的一个环节,需要制作大量规范各不相同的文件。过程中不仅需要理清规则,还要对过程中各阶段的文件进行分类整理。

OA系统提供的文件与任务之间的关联,可以帮助标书制作团队根据不同的任务和阶段,建立不同的文件夹,并将需要跟成员交代清楚的规范和参考资料一并关联到对应任务中。在标书制作的过程中,每一份文件都被这些文件夹分门别类整理规整,并且整个团队的成员都可以随时在OA系统内快速查阅到各个文件,极大的降低了沟通成本。

标书评审:标书提交之前,还需要经过多次评审,例如技术方案评审会、商务报价评审会等等,这时OA系统提供的日程与会议功能可以帮助相关责任人将对应的任务和日程关联起来,让成员明确什么时间、开什么会、交哪份文件等等注意事项。

(三)销售漏斗管理

销售管理是一个漫长而复杂的过程,无论是短平快类型的产品销售还是大型项目化销售管理,都需要一套包含完整阶段的漏斗模型(Sales Pipeline)进行管理。每个分段任务目标的达成都需要各部门的协作与沟通。

利用oa系统的任务看板,企业的销售部门可以设置不同的销售目标,用百分比表示转化率,将不同的客户按赢转率大小记录在不同的销售目标下,最终形成一个或者多个客户漏斗。

具体来说,当销售人员在客户库中筛选出符合条件的客户后,可以不断地沟通与跟进,让这个客户进入到“漏斗”之中。销售人员可以把将客户的信息随时记录在备注中,并为后续拜访分配合适的日程关联。当拜访完成后,销售人员可以用标签标记客户的付费意向。

这种公开透明的任务板可以避免销售漏斗的使用流于形式,帮助整个销售团队了解整个销售工作的进展,明白每个阶段的标准是什么。

 

➤  有哪些主流的OA系统

我们在综合考查了国内OA市场内各款产品的核心功能、收费、用户量、客户服务等指标后,为您挑选出了以下10款适合中小企业使用的主流OA办公系统,并对它们分组做了横向对比评测。它们分别为:Teambition、Worktile、iQuicker、Tower、Trello、明道、泛微eteams、今目标、日事清、企业微信。

想要了解详细的评测内容,可见:《国内主流OA办公系统综合专业评测》

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